Define cuándo una solicitud necesita revisión.
El umbral no tiene que ser idéntico para todos los restaurantes. Puede ser seis personas en una sala pequeña y doce en otra. La señal útil es operativa: la reserva exige combinar mesas, ocupar un reservado, cambiar la duración habitual o coordinar una preparación específica.
Documenta el tamaño máximo que puede entrar automáticamente y qué tamaños pasan a revisión manual. Así el equipo aplica el mismo criterio por teléfono y online.
Calcula qué mesas utiliza y cuáles deja inutilizables.
Dibuja la combinación exacta antes de confirmar. Suma sus plazas, identifica los asientos que quedarían vacíos y comprueba qué grupos posteriores ya no cabrían. Una unión de tres mesas puede alojar a diez personas y, al mismo tiempo, retirar varias opciones para dos y cuatro.
La calculadora de capacidad operativa ayuda a poner un margen a estos encajes. Para el detalle espacial, utiliza la guía de distribución y plano de mesas.
Ofrece horas compatibles con el montaje.
No todas las horas disponibles para una mesa individual sirven para un grupo. Conserva tiempo para unir mesas antes de la llegada y para devolver la sala a su distribución normal después. Evita colocar otro grupo demasiado cerca si ambos dependen de la misma combinación.
Cuando el servicio tiene dos turnos, comprueba que la duración prevista y el margen de preparación terminan antes de la siguiente reserva. La calculadora de turnos hace visible ese supuesto.
Resume por escrito lo que ambas partes han acordado.
Confirma fecha, hora, número de personas, contacto responsable y cualquier condición aceptada por el restaurante. Si el número final debe comunicarse antes de una fecha, indica el plazo y qué ocurrirá después. Evita condiciones escondidas o expresadas solo de palabra.
Solicita únicamente los datos necesarios para preparar el servicio. Las preferencias no confirmadas deben aparecer como peticiones, no como garantías.
Trata cada cambio como una nueva comprobación de capacidad.
Pasar de ocho a once personas puede invalidar la mesa asignada. Antes de aceptar el cambio, vuelve a comprobar combinaciones, duración y reservas coincidentes. Registra el número actualizado en la agenda para que sala y cocina no trabajen con versiones distintas.
Si el grupo cancela, libera inmediatamente todas las mesas asociadas. Una cancelación anotada únicamente en mensajes deja capacidad bloqueada y puede parecer un no-show.
Prepara el montaje y una persona responsable.
Antes de abrir, confirma qué mesas se moverán, cuándo se montarán y quién recibirá al grupo. Comparte con cocina el volumen y la hora, no información personal innecesaria. Mantén una alternativa si el número final cambia dentro de lo acordado.
Mide si el grupo mejoró o empeoró el turno.
Registra comensales confirmados y atendidos, duración, plazas vacías dentro de la combinación y reservas rechazadas por falta de encaje. No hace falta atribuir todos los cambios al grupo: basta con comparar servicios similares y revisar si el umbral de revisión sigue siendo adecuado.