El cliente puede escribir donde prefiera; la mesa se decide en un solo sitio.
WhatsApp y teléfono son útiles para grupos, accesibilidad, celebraciones o dudas. No hace falta cerrarlos. La regla es que ninguna respuesta confirme una reserva hasta haberla introducido en la agenda común.
Define una frase de transición para el equipo: «Compruebo la sala y te confirmo ahora». Ese intervalo evita prometer con una captura, una libreta o un recuerdo desactualizado.
Cada copia manual crea una ventana de disponibilidad falsa.
Si una persona anota primero en un chat y después en Excel, durante unos minutos ambas fuentes cuentan historias diferentes. El riesgo aumenta en cambios de hora, comensales o zona.
La agenda debe actualizarse durante la conversación, no al terminar el turno. Usa estados pendientes cuando falte una decisión y reserva el estado confirmado para solicitudes ya comprobadas.
- Una reserva nueva se registra antes de responder
- Cada cambio vuelve a comprobar mesa y franja
- La cancelación libera inmediatamente toda la duración
- Las notas contienen solo información operativa necesaria
Automatizar la disponibilidad no significa automatizar toda la relación.
El canal online resuelve las solicitudes sencillas y deja tiempo para atender bien las excepciones. El restaurante conserva su teléfono y mensajería, mientras todos los canales consultan las mismas reglas.
Mide cuántas reservas deben copiarse, cuánto tarda una confirmación y cuántos cambios llegan sin actualizar. Esos tres datos muestran si la centralización está funcionando.